網上開會:開機前10件事
2020年11月27日00:26

網路會議開始之前怎樣才算是準備好呢?時間關係,我們已經為你準備好一個貼心「Checklist」檢視清單。開機前做好以下10件事,你自然可以無往而不利地遊走於網路世界。

1. 會有哪些人參與網路會議?是否已經通知好?包括參與會議的觀眾、講者及工作人員等,已經確保各人都知道自己的崗位、需要負責的項目及出席時間嗎?

2. 會議中所需要使用的電腦、網路系統和攝影器材都已經安排好了嗎?

3. 會議中需要展示的內容已經準備好了?包括簡報、講稿和會播放的影片等等。

4. 在公開網路會議中,我們或許需要展示公司或客戶的商標,甚至需要準備「holding slide」(緩衝影像)以備不時之需。請確保這些素材都以符合企業指引的方式展示!

5.會議的時間控制十分重要,記得準備計時裝置或找一位同事負責計時,確保每一節演說或討論都在預計的時間內完成。超時或太早完結都不理想。

6.會議中有沒有給予觀眾的素材呢? 例如是筆記、工作紙或問卷等,如果是有的話,要確保已經妥善發送給他們。

7.技術測試及綵排工作絕不能馬虎,要把所有電腦、儀器、簡報、影像、音響都實地測試過,並按會議流程演練多次,確保萬無一失。

8.後備人員在網路會議中絕非無關痛癢,必須委託一個可以信任的同事把關,當有事情出差錯時,可以臨時補上,代替你的部分工作。

9.清場! Stage Clear!請移走不該出現在鏡頭前的東西,包括無關的人和雜物。當然要防止會議中有閒雜人等亂入。

10.最後在開始前必須整理儀容,你穿上了適合和得體的衣著了嗎? 頭髮整理好了嗎?女士們別忘了塗上口紅啊!

以上開機10件事都準備就緒?恭喜你!你已經準備充足,狀態大勇地迎接一場網路會議吧!

Text/ Melody Kwan Edit/ Ada Lee

Image/ Giphy, pixabay, picjumbo, 《Start up劇照》

Melody Kwan

主持、公開演說導師、視像形象顧問、網上課程創辦人

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